Fast schon ein Klassiker ist der Beschaffungs- bzw. der Investitionsprozess. Häufig müssen im Vorfeld schon solche Fragen, wie:

• die Prüfung, ob es sich um ein geringwertiges Wirtschaftsgut handelt und damit einem anderen Genehmigungsverfahren unterliegt als andere Güter
• oder die Überprüfung, ob ein zu beschaffendes Gut evtl. noch im Vorrat ist, wie beispielsweise Mobiltelefone, Computer, etc.
• ob die geplante Beschaffung schon budgetiert ist oder ob man dafür noch eine Budgeterweiterung beantragt werden muss etc.

geklärt werden.

Da die Genius BPM-Lösung sehr flexibel ist, können unterschiedliche Erkennungs- und Extraktionsmethoden verwendet werden. Binden Sie externe Quellen ein oder nutzen Sie individuelle, für Sie entwickelte Prozessschritte, um Daten eines Dokumentes zu erkennen und nachgelagerten weiteren Prozessen wie Genehmigungsverfahren zur Bezahlung oder der bereits oben genannten Archivierung zuzuführen.

Häufig kommen wir bei unseren Kunden zu neuen Lösungen mittels Genius BPM, wenn die Komplexität eines Workflows zunimmt oder die Kosten dafür bei den existierenden Lösungen im Hause den wirtschaftlichen Nutzen übersteigen.

Natürlich haben die meisten Archivierungslösungen bereits eine Anbindung für Windows-PCs über Druckertreiber an die eigene Lösung. Aber was, wenn das erzeugte Dokument von einem Linux-PC kommt oder aus einem Host- oder Mainframe-System?

Zwar bieten Archivhersteller die Unterstützung von Arbeitsplatz-Scannern an, was aber eher eine Seltenheit ist.

Nutzen Sie die Multifunktionsgeräte unterschiedlicher Hersteller, die flächendeckend verfügbar sind, mit Genius BPM, um so für Dokumente von Mitarbeiter, die bspw. keinen Computerarbeitsplatz haben, schon die Verschlagwortung am MFP durchzuführen.

Denken Sie an das Beispiel mit den Reisekostenabrechnungen: viele Mitarbeiter haben keinen speziellen Dokumentenscanner im Zugriff, aber fast alle haben Zugang zu einem MFP in Ihrem Unternehmen.

Stellen Sie sich vor: vom Wareneingang über die Bestell- und Rechnungsprüfung bis hin zur Freigabe der Zahlung alles transparent und nachvollziehbar dokumentiert zu haben. Jede Teilaufgabe kann nach erfolgreichem Abschluss den nächsten Prozess in der Kette anstoßen bis alle Aufgaben abgeschlossen sind. Dabei folgen die Genehmigungsprozesse Ihren internen Aufgaben- und Verantwortungsbereichen, z. B.: Zahlungen kleiner 50.000 € darf Mitarbeiter A, bis 250.000 € dessen Vorgesetzte und alles darüber der Finanzverantwortliche des Unternehmens entscheiden und zur Zahlung freigeben.