Der authentifizierte Benutzer (Passwort erforderlich) kann durch die Ordnerstruktur eines ihm zugeordneten MS Sharepoint Servers (Version 2013 oder 2016) navigieren, um Zielordner auszuwählen und darin Dateien abzulegen
Wählt der Anwender die Scan2Home-Funktionstaste, können gescannte Dokumente direkt im persönlichen Home Folder (Basisverzeichnis) abgelegt werden. Das Zielverzeichnis hat der Genius Server aus den Benutzerdaten der Anmeldung übernommen.
Wird eine der beiden Funktionen Scan2Mail oder Scan2Me verwendet, kann auch als Option Scan2URL definiert werden.
In der Mail-Konfiguration kann eine maximale Dateigröße für Anhänge festgelegt werden. Wird diese überschritten, kann der Anhang an einem definierbaren Ort zwischengespeichert werden. Der Anwender erhält dann eine E-Mail mit einem Link zum Download der Datei. Die Aufbewahrungsdauer kann festgelegt werden. Ein Aufräumprozess löscht automatisch abgelaufene Dateien.
Analog der anderen Scan2Folder Funktionen ist es möglich, die gescannten Dokumente in seinem Google Drive-Business Verzeichnis abzulegen.
Wählt der Anwender die Scan2Folder-Funktionstaste, können gescannte Dokumente auf vordefinierte, verfügbare Dateiserver in deren Verzeichnisstruktur abgelegt werden.
Die Scan2Me-Funktion ermöglicht es dem authentifizierten Anwender, gescannte Dokumente direkt an seine eigene E-Mailadresse zu versenden.
Nach der Authentifizierung ist die E-Mail-Adresse des Anwenders als Absender- und Empfängeradresse hinterlegt.
Der Mitarbeiter kann entweder sofort mit den Voreinstellungen starten oder aber Betreff und Dateiname des Dokuments bzw. der Mail ändern.
Scan2OneDrive mit der Cloud ist der Ersatz für das bekannte Scan2Homefolder, das bisher On-Premises verwaltet wurde.
Die Genius MFP-Applikation wird im Azure-Portal registriert. Zusätzlich wird der Microsoft Provider im Genius Server entsprechend dafür konfiguriert. Durch diese Kombination haben die Mitarbeiter dann die Möglichkeit, mittels ihres Microsoft Azure Kontos gescannte Dokumente im OneDrive abzulegen. Zusätzlich können die Mitarbeiter durch die Ordnerstruktur navigieren und neue Ordner anlegen, in die sie dann Dokumente ablegen können. Die Mitarbeiter sehen nur ihre persönliche Ordnerstruktur, für die sie die entsprechenden Rechte besitzen.
Mittels der Scan2Fax-Funktion ist es möglich, ein Dokument über einen zentral bereitgestellten Faxserver (nicht Teil der Lösung) zu versenden.
Nach Auswahl der Funktion Scan2Fax erhält der Anwender ein weiterführendes Dialogfenster. In diesem kann er direkt eine oder mehrere Faxnummern eingeben.
Optional kann er das Adressbuchsymbol wählen und Faxnummern aus dem zentral gepflegten Adressbuch übernehmen.
Das eingescannte Dokument wird dann in Form einer Mail mit einem bestimmten Präfix und Suffix (also vor und hinter der eigentlichen Faxnummer) an den Faxserver verschickt.
Sofern der Faxserver eine Sendeprotokollierung unterstützt, kann diese per Mail an den authentifizierten Anwender geschickt werden.
Die Nutzung der Mail-Funktionalitäten setzt einen entsprechenden Server des Kunden voraus; hierbei unterstützen wir auch Sicherheitsfunktionen, wie die verschlüsselte Kommunikation vom Genius Server zum Mailserver unter Verwendung von STARTTLS.
Die Scan2Mail-Funktion ermöglicht das Versenden von E-Mails an beliebig viele Empfänger. Als Absender ist die E-Mailadresse des authentifizierten Anwenders bereits hinterlegt.
Durch Auswählen der Funktion bekommt der Anwender ein Fenster mit den Details gezeigt. Der Anwender kann Empfängeradressen entweder manuell eingeben oder aus einem zentralen Adressbuch bzw. dem zentralen Benutzerverzeichnis auswählen.
Weiterhin können der Betreff, der Dateiname und die Scan-Einstellungen verändert werden.
Analog der Scan2Home-Funktion ist es möglich, die gescannten Dokumente in seinem MS-One-Drive-Verzeichnis abzulegen. Es ist auch möglich, in einen anderen Unterordner des eigenen Verzeichnisses zu wechseln.
