Um einen schnellen Überblick zu erhalten, ist es möglich, Abrechnungsdaten in einer webbasierten Pivot-Tabelle zusammenzustellen. Hierbei können neben dem Betrachtungszeitraum die Werte für Reihen und Spalten selbst zusammengestellt und summiert werden.

Das Ergebnis kann in Excel exportiert werden.

Bei der gerätebezogenen Kostenabrechnung werden die Zählerstände in frei definierbaren Abständen von den Geräten abgefragt.

Beim Anmelden des Anwenders an einem Endgerät (Kopieren, Faxen, Pull-Printing etc.) oder beim Direktdruck werden dessen Zählerstände abgefragt. Am Ende der Nutzung des Endgerätes, also nach dem Abmelden, werden die Zählerstände erneut abgefragt. Die Differenz beider Zählerstände dient als Grundlage für die Kostenabrechnung.

Um ein Höchstmaß an Datenintegrität zu erhalten, wird jede einzelne Abfrage durch einen nachgelagerten Prozess (Accounting Data Revision, ADR) einer Qualitätskontrolle unterzogen.

Dieser ADR-Prozess prüft die abgefragten Daten durch den Vergleich von Informationen wie Zeitstempel, Session-ID, Kostenstelle, Seriennummer, Fehlermeldungen etc. bis hin zu logischen Plausibilitätskontrollen.

Erfüllt ein Datensatz nicht alle Anforderungen, wird dieser entsprechend gekennzeichnet.

Anwenderbezogene Verbrauchsinformationen können aus Datenschutz-Erfordernissen anonymisiert werden, bevor sie in die Datenbank geschrieben werden. Bei Verwendung dieser Funktion sind jedoch die Selbstkontrollmöglichkeiten und die damit verbundene Transparenz durch den Anwender über das Web Frontend nicht mehr möglich. Alternativ kann der Zugriff auf sensible anwenderbezogene Daten aber auch über das Rechte- und Rollen-Management des Genius Servers geregelt werden. Im Zweifelsfall sind vorher die örtlichen Richtlinien bzw. die Rechtslage zu prüfen.

Alle Kostenabrechnungsfunktionen setzen voraus, dass die Endgeräte ihre Zählerstände per SNMP bereitstellen. Diese dienen als Grundlage für die Abrechnung. Die Systeme müssen hierzu mindestens RFC 3805 („Printer MIB v2“) unterstützen.