Verfügbare Funktionen für den authentifizierten Anwender basieren auf der Rollen- & Rechteverwaltung, die im Genius Server Web Interface konfiguriert werden können.

Die Rollen- & Rechteverwaltung besteht aus der Konfiguration von Berechtigungs- und Einschränkungsprofilen, in denen Rollen aktiviert bzw. deaktiviert werden können.

Die erstellten Berechtigungsprofile werden entsprechenden internen oder externen Berechtigungsgruppen zugeordnet.

Anhand der Mitgliedschaft der Gruppe erhält der Anwender seine verfügbaren Funktionalitäten im Genius MFP Client, z. B. ob der Button "Alles Drucken" oder "Pull-Printing" im Client angezeigt wird oder nicht.

Weiterhin können Berechtigungsprofile und Einschränkungsprofile an MFP-Gerätegruppen gebunden werden, sodass sich das effektive Recht für den Anwender aus zugeordneten Rechten zu den MFPs und den Userrechten auf Basis der Gruppenmitgliedschaft zusammensetzt.

Abhängig vom Hardware-Hersteller können hierüber auch native Funktionalitäten wie z. B. das Kopieren in Farbe beschränkt werden.

Für die Berechtigung von BPM-Prozessen gibt es eine virtuelle Zwischenschicht, welche als BPM-Akteur bezeichnet wird. In der Akteurverwaltung wird die Zuordnung von Benutzern und Gruppen definiert.

Die Rollenverwaltung und die Prozessdefinition haben somit einen entscheidenden Einfluss auf die Optik und die verfügbaren Funktionen an den Endgeräten.