Viele Unternehmen führen aus unterschiedlichen Gründen ein Gästebuch. Insbesondere wenn dies elektronisch erfolgt, kann ein individueller Workflow hierbei unterstützen.

Stellen Sie sich folgendes Scenario vor: Ein Lieferant oder Kunde möchte sich zu einer Besprechung persönlich mit Ihnen in Ihrem Unternehmen treffen. Sie starten den Prozess und geben die für den Prozess benötigten Daten in dem vordefinierten Prozess ein. Je nach Datenquelle wäre es sogar möglich, diese Daten
aus einer Datenbank herauszusuchen, damit man Daten, die bereits vorhanden sind, nicht nochmal erfassen muss. Verbinden könnte man das gleich mit einer Raumbuchung und einem Kalendereintrag. Alle Details gehen dann bspw. per E-Mail an den Besucher und Sie selbst. Ergänzt wird die Mail an den Besucher bspw. um einen Barcode. Trifft der Besucher am Haupteingang ein, muss nur der Barcode aus der E-Mail (man könnte auch ein „Ticket“ erstellen) gescannt werden, so dass keine weitere manuelle Aktion notwendig wäre. Mit dem Scannen des Barcodes beim Betreten und Verlassen hätten Sie die notwendige Dokumentation für Ihr Gästebuch quasi gleich miterledigt.